Datenschutzerklärung

Stand: März 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

IT Solutions Sascha Wolf
An der Hebemärchte 1, 04316 Leipzig
E-Mail: info@wolfinity.io
Telefon: +49 341 9898 2398
USt-IdNr.: DE365311442

Nachfolgend auch „wir", „uns" oder „Anbieter" genannt.

Weitere Angaben zum Anbieter finden Sie in unserem Impressum.

2. Arten der verarbeiteten Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer SaaS-Plattform Fleetfinity verarbeiten wir insbesondere folgende Datenkategorien:

• Unternehmensdaten: Firmenname, Rechtsform, USt-IdNr., Branche, Anschrift
• Kontaktdaten der Ansprechpartner: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Zugangsdaten: E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierungsdaten
• Fahrzeugdaten: Kennzeichen, Fahrzeugtyp, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Versicherungsdaten
• Standortdaten: Adressen und Bezeichnungen von Betriebsstandorten
• Schadensmeldungen: Schadensbeschreibungen, Positionsdaten am Fahrzeug, Fotos, zugehörige Reparaturdaten
• Reparaturdaten: Werkstattinformationen, Reparaturbeschreibungen, Kosten, Termine
• Fahrtendaten: Start-/Zielorte, Kilometerstände, Fahrtzeiten, Fahrtzweck
• Dateien und Dokumente: Hochgeladene Dokumente und Bilder zu Fahrzeugen
• Zahlungsdaten: Über unseren Zahlungsdienstleister Stripe verarbeitete Rechnungs- und Abonnementdaten
• Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browserdaten, Zugriffszeitpunkte, aufgerufene Seiten
• Protokolldaten: Sicherheitsrelevante Ereignisse (Login-Versuche, Berechtigungsänderungen)

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen der DSGVO. Da Fleetfinity ausschließlich als B2B-Plattform betrieben wird, sind die primären Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung): Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Vertrags über die Nutzung unserer SaaS-Plattform erforderlich. Dies umfasst insbesondere die Bereitstellung der Plattformfunktionen, die Nutzerverwaltung sowie die Abrechnung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung): Für den Einsatz von Analyse- und Marketing-Cookies (z. B. Google Analytics, Google Ads) holen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung über unseren Cookie-Consent-Banner ein. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden – entweder über die Cookie-Einstellungen auf unserer Plattform oder per E-Mail an uns.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Berechtigte Interessen): Die Verarbeitung ist zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich, insbesondere zur Plattformsicherheit, Betrugsprävention, Fehleranalyse sowie zur Direktwerbung an Bestandskunden.
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Rechtliche Verpflichtung): Soweit wir gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten unterliegen (z. B. steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen).

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Fleetfinity-Plattform (Flottenmanagement, Schadensmeldungen, Fahrtenbuch, Wartungsplanung)
• Registrierung, Authentifizierung und Verwaltung von Benutzerkonten
• Abwicklung von Zahlungen und Abonnementverwaltung über Stripe
• Versand transaktionaler E-Mails (Registrierungsbestätigung, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen)
• Gewährleistung der Plattformsicherheit (IP-Blocking, Rate-Limiting, Sicherheitsprotokollierung)
• Analyse der Plattformnutzung und Verbesserung unserer Dienste (nur mit Einwilligung)
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Conversion-Tracking und Reichweitenmessung mittels Google Analytics / Google Ads (nur mit Einwilligung)

5. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen:

• Vertragsdaten: Für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gemäß handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 6 bzw. 10 Jahre gemäß § 257 HGB, § 147 AO).
• Kontodaten: Bis zur vollständigen Löschung des Kundenkontos, zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
• Sicherheitsprotokolle: In der Regel 90 Tage, sofern nicht für die Aufklärung von Sicherheitsvorfällen eine längere Speicherung erforderlich ist.
• Rechnungsdaten: 10 Jahre gemäß steuerrechtlichen Vorgaben.
• E-Mail-Protokolle: 12 Monate für die Nachverfolgung der Zustellbarkeit.

Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht für andere zulässige Zwecke weiterhin benötigt werden.

6. Datenweitergabe an Dritte

Wir geben personenbezogene Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht, ein berechtigtes Interesse vorliegt oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben. Insbesondere arbeiten wir mit folgenden Dienstleistern zusammen:

a) Stripe (Zahlungsabwicklung)

Für die Abwicklung von Zahlungen und die Verwaltung von Abonnements nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe, Inc., 354 Oyster Point Blvd, South San Francisco, CA 94080, USA bzw. Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland. Bei Zahlungsvorgängen werden Ihre Zahlungsdaten direkt an Stripe übermittelt und von Stripe verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Die Datenschutzerklärung von Stripe finden Sie unter: https://stripe.com/de/privacy.

b) Google Analytics / Google Ads (nur mit Einwilligung)

Wir verwenden Google Analytics und Google Ads Conversion Tracking (Google Tag Manager, Tracking-ID: AW-406011451) der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, zur Analyse der Nutzung unserer Plattform und zur Messung der Wirksamkeit unserer Werbemaßnahmen.

Diese Dienste werden nur aktiviert, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner ausdrücklich eingewilligt haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

c) Google OAuth (Anmeldung mit Google)

Wir bieten die Möglichkeit, sich über Google OAuth (Single Sign-On) bei unserer Plattform anzumelden oder zu registrieren. Wenn Sie diese Funktion nutzen, erhalten wir von Google Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Profilbild. Diese Daten werden ausschließlich zur Erstellung und Verwaltung Ihres Benutzerkontos verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch aktive Nutzung der Google-Anmeldung).

d) E-Mail-Versand (SMTP-Provider)

Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigungen, Passwort-Zurücksetzen, Benachrichtigungen) nutzen wir einen externen SMTP-Dienstleister. Dabei werden die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht an den Dienstleister übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

7. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Unsere Plattform verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert. Wir unterscheiden zwischen folgenden Kategorien:

a) Technisch notwendige Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform erforderlich sind. Diese umfassen:

• Session-Cookies: Zur Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Sitzung
• Authentifizierungs-Token: Zur sicheren Identifikation und Zugriffskontrolle
• Cookie-Consent-Cookie: Zur Speicherung Ihrer Cookie-Einstellungen

Diese Cookies sind für die Funktionsfähigkeit der Plattform unerlässlich und können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG (technisch erforderliche Cookies). Für diese Cookies ist keine Einwilligung erforderlich.

b) Statistik-Cookies (nur mit Einwilligung)

Statistik-Cookies helfen uns zu verstehen, wie Besucher mit unserer Plattform interagieren. Hierzu gehören insbesondere Cookies von Google Analytics (z. B. _ga, _gid). Die Daten werden anonymisiert erhoben (IP-Anonymisierung aktiviert). Diese Cookies werden erst gesetzt, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner der Kategorie „Statistik" zugestimmt haben.

c) Marketing-Cookies (nur mit Einwilligung)

Marketing-Cookies werden verwendet, um die Wirksamkeit von Werbemaßnahmen zu messen (z. B. Google Ads Conversion Tracking). Diese Cookies werden erst gesetzt, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner der Kategorie „Marketing" zugestimmt haben.

d) Cookie-Consent-Banner

Beim ersten Besuch unserer Plattform wird Ihnen ein Cookie-Consent-Banner angezeigt. Dort können Sie wählen, welche Cookie-Kategorien Sie zulassen möchten. Ihre Einstellungen können Sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer der Plattform ändern oder widerrufen. Rechtsgrundlage für nicht technisch notwendige Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) i.V.m. § 25 Abs. 1 TTDSG.

8. Rechte der Betroffenen

Sie haben als betroffene Person gemäß DSGVO folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie haben das Recht, die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen, sofern die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht.
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Für Cookie-Einwilligungen nutzen Sie bitte den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Plattform.
• Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt. Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Sächsische Datenschutzbeauftragte.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Abschnitt 1 genannte Adresse oder E-Mail.

9. SSL/TLS-Verschlüsselung

Unsere Plattform nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung personenbezogener Daten eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

10. Google Analytics und Google Ads Conversion Tracking

Diese Plattform nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google"). Google Analytics verwendet sogenannte „Cookies", Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die eine Analyse der Benutzung der Plattform durch Sie ermöglichen.

Einwilligungspflicht: Google Analytics und Google Ads Conversion Tracking werden auf unserer Plattform ausschließlich dann aktiviert, wenn Sie über unseren Cookie-Consent-Banner den entsprechenden Kategorien (Statistik bzw. Marketing) zugestimmt haben. Ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übermittelt.

Zusätzlich nutzen wir Google Ads Conversion Tracking (Tracking-ID: AW-406011451), um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen. Wenn Sie über eine Google-Anzeige auf unsere Plattform gelangen und Sie der Kategorie „Marketing" zugestimmt haben, wird von Google Ads ein Cookie auf Ihrem Endgerät gesetzt. Dieses Cookie verliert nach 30 Tagen seine Gültigkeit und dient nicht der persönlichen Identifizierung.

Die durch die Cookies erzeugten Informationen über Ihre Benutzung dieser Plattform (einschließlich Ihrer gekürzten IP-Adresse) werden an einen Server von Google in den USA übertragen und dort gespeichert.

Wir haben die IP-Anonymisierung auf dieser Plattform aktiviert. Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, sodass ein angemessenes Datenschutzniveau für die Übermittlung in die USA gewährleistet ist.

Rechtsgrundlage für die Nutzung von Google Analytics und Google Ads ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) in Verbindung mit § 25 Abs. 1 TTDSG.

Widerruf / Opt-out: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie Ihre Cookie-Einstellungen über den Link „Cookie-Einstellungen" im Footer unserer Plattform anpassen. Darüber hinaus können Sie die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie das unter dem folgenden Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

11. Hosting und Auftragsverarbeitung

Unsere Plattform wird bei einem professionellen Hosting-Anbieter betrieben. Die personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Nutzung unserer Plattform erhoben werden, werden auf den Servern des Hosting-Anbieters gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um IP-Adressen, Nutzungsanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Inhaltsdaten und sonstige Daten handeln, die über unsere Plattform verarbeitet werden.

Mit unseren Auftragsverarbeitern haben wir Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Diese stellen sicher, dass die Datenverarbeitung ausschließlich nach unserer Weisung und unter Einhaltung der DSGVO erfolgt.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage unserer berechtigten Interessen an einer effizienten und sicheren Bereitstellung unserer Plattform gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. auf Grundlage der Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

12. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Funktionen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung. Über wesentliche Änderungen werden registrierte Nutzer per E-Mail informiert.

Stand: März 2026